INSTRUÇÃO NORMATIVA SPA Nº 01, DE 25
DE JUNHO DE 2013
“DISPÕE SOBRE ORIENTAÇÕES E
PROCEDIMENTOS PARA REGISTRO, CONTROLE E INVENTÁRIO DE BENS MÓVEIS E IMÓVEIS.”
Versão: 02
Aprovação em: 25 de
junho de 2018
Ato de aprovação: Decreto nº. 21.887, de 25 de junho de 2018
Unidade Responsável: Secretaria Municipal de Administração - SEMAD
CAPÍTULO I
DA FINALIDADE
Art. 1°. A presente Instrução Normativa – IN tem por finalidade disciplinar
normas e procedimentos para o registro, controle e inventário de bens móveis e
imóveis, com vista à eficácia, eficiência e transparência da aplicação dos
recursos públicos.
CAPÍTULO II
DA ABRANGÊNCIA
Art. 2º. A IN abrange a SEMAD, principalmente a Gerência de Almoxarifado e a Coordenadoria
de Patrimônio, a Superintendência Contábil, a Superintendência de Suprimentos e
a Superintendência de Prestação de Contas e Convênios, bem como todas as demais
unidades administrativas da estrutura organizacional das administrações direta
e indireta do Poder Executivo Municipal.
CAPÍTULO III
DOS CONCEITOS
Art. 3º. Para os fins desta IN considera-se:
I – autoridade
administrativa: Chefe do Poder Executivo Municipal ou da administração
indireta;
II - baixa: é a desincorporação
do bem público.
III - bens móveis permanentes: bens suscetíveis de
movimento próprio ou de remoção por força alheia;
IV - bens imóveis: o solo
e tudo quanto se lhe incorporar natural ou artificialmente, nos termos do
Código Civil;
V – bens
inservíveis: considera-se material genericamente inservível:
a) ocioso: quando, embora em perfeitas condições de
uso, não estiver sendo aproveitado;
b) recuperável: quando sua recuperação for possível
de orçar em até 50% (cinquenta por cento) do seu valor de mercado;
c) antieconômico: quando sua manutenção for
onerosa, ou seu rendimento precário, em virtude de uso prolongado, desgaste
prematuro ou obsoletismo;
d) irrecuperável: quando não mais puder ser
utilizado para o fim a que se destina devido a perda
de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua
recuperação.
VI - cessão: transferência
gratuita de posse e direito de uso de bens, por tempo determinado, por órgãos
ou entidades da Administração Pública;
VII - compra: aquisição remunerada de bens com
utilização de recursos orçamentários;
VIII - doação: incorporação de um bem cedido por
terceiro, em caráter definitivo, sem envolvimento de transação financeira;
IX - incorporação:
registro de um bem no acervo patrimonial das Administrações Direta e Indireta
do Poder Executivo e a adição de seu valor à conta do ativo imobilizado, tendo
como fatos geradores a aquisição, a fabricação e a doação. O registro dos bens
será realizado por ordem numérica sequencial;
X - inventário: é o procedimento administrativo que consiste no
levantamento físico e financeiro de todos os bens móveis e imóveis, cuja
finalidade é a perfeita compatibilização entre o registrado e o existente, bem
como sua utilização e o seu estado de conservação e será realizado a cada
quatro anos;
XI – termo
de guarda e responsabilidade: é a efetivação da responsabilidade pela guarda,
uso e conservação de bem patrimonial mediante documento escrito datado e
assinado pelas unidades administrativas envolvidas;
XII - unidade
administrativa: são todas as secretarias e respectivos setores da
estrutura organizacional, como superintendências, coordenadorias, gerências e
demais unidades que possuem responsabilidade sobre bens públicos municipais.
CAPÍTULO IV
DA BASE LEGAL E REGULAMENTAR
Art. 5°. A presente IN tem como base legal a Constituição Federal de 1988; a
Portaria STN nº 548, de 24 de setembro de 2015; a Constituição Estadual do
Espírito Santo; a Lei Orgânica do Município (Lei nº.
3.547 de 05 de abril de 1990); a Lei Orgânica do Tribunal de Contas do
Estado do Espírito Santo - TCE/ES; o Regimento Interno do TCE/ES; a Lei nº.
4.320 de 17 de março de 1964; a IN TCE/ES nº 36, de 23 de fevereiro de 2016,
Lei nº. 8.666 de 21 de junho de 1993, a Portaria nº 448/2002, a Lei nº
10.753/2003 (Lei do Livro) e a Nota Técnica SEFAZ/SEP/SEGER/001/2011.
CAPÍTULO V
DAS RESPONSABILIDADES
Art. 6º. Da Secretaria Municipal de Administração:
I - promover a divulgação
e a efetivação desta IN, mantendo-a atualizada;
II - supervisionar a aplicação desta IN.
Art. 7º. Da Gerência do Almoxarifado Central:
I - cumprir as
determinações contidas nesta IN;
II - encaminhar à
Coordenadoria de Patrimônio, a nota fiscal e/ou fatura correspondente, a
autorização ou contrato, o empenho, e o Laudo Técnico quando o produto
adquirido assim exigir, no caso de compra;
III - distribuir os bens móveis permanentes às
unidades administrativas somente após a conclusão do registro dos mesmos no
patrimônio do Município de Colatina.
Art. 8º. Da Coordenadoria de Patrimônio:
I - cumprir as
determinações contidas nesta IN;
II - programar, coordenar,
executar e controlar as atividades relacionadas à administração de patrimônio;
III - efetuar o registro cadastral dos materiais
permanentes;
IV - efetuar a
classificação, codificação e atualização dos registros dos bens patrimoniais do
Município;
V - coordenar o
cadastramento de bens móveis e imóveis, edificados ou não, providenciando o
Termo de Guarda e Responsabilidade de cada unidade administrativa;
VI - realizar
levantamento, controle e manutenção dos registros referentes aos bens móveis e
imóveis.
Art. 9º. Da Superintendência de Prestação de Contas e Convênios:
I – verificar,
formalmente, na Coordenadoria de Patrimônio, nos casos de realização de termos
de convênios ou documento correspondente junto ao Governo Estadual ou Federal
cujo objeto seja manutenção/reforma ou construção de bem público, se o imóvel a
ser construído ou reformado encontra-se em área pública devidamente incorporada
ao patrimônio público do Município de Colatina. Tal procedimento deverá ser
realizado em fase anterior ao cadastro/realização dos respectivos convênios ou
equivalentes.
Art. 10º. Da Superintendência Contábil:
I – submeter a Coordenadoria
de Patrimônio, todas as informações quanto ao pagamento de medições de obras ou
serviços de engenharia, mensalmente, para que os referidos dados sejam lançados
no Sistema de Controle Patrimonial.
Art. 11º. Da Superintendência de Suprimentos:
I – incluir no trâmite
processual de procedimento licitatório para realização de obras ou serviços de
engenharia o encaminhamento dos processos administrativos à Coordenaria de
Patrimônio, nos seguintes termos:
a) anterior a confecção de minuta de edital para verificação
no Sistema de Controle Patrimonial se o imóvel a ser construído ou reformado
encontra-se em área pública devidamente incorporada ao patrimônio público do
Município de Colatina; e
b) após realização de termo de contrato decorrente
de procedimento licitatório para realização de obras ou serviços de engenharia,
para que a Coordenaria de Patrimônio, proceda com o tombamento.
Art. 12º. Das demais unidades administrativas:
I – cumprir as
determinações contidas nesta IN;
II – atender às
solicitações da Coordenadoria de Patrimônio, quanto ao fornecimento de
informações e à participação no processo de atualizações;
III – alertar a Coordenadoria de Patrimônio sobre
alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando a
sua otimização, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos
procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional;
IV – submeter a Coordenaria de
Patrimônio todas as informações quanto ao recebimento de bens por meio de
cessão ou doação, bem como nos casos de disponibilização de bens públicos
municipais a terceiros, para os devidos registros no Sistema informatizado de
Patrimônio;
V – informar por escrito,
ao chefe imediato e a Secretaria Municipal de Controle Interno, a prática de
atos irregulares, ilícitos ou contrários a esta IN;
VI – zelar pela
conservação e utilização adequada dos bens móveis e imóveis;
VII – auxiliar a Secretaria Municipal de
Administração e a Coordenadoria de Patrimônio naquilo que for necessário para o
controle dos bens patrimoniais.
CAPÍTULO VI
DOS PROCEDIMENTOS RELATIVOS
AOS BENS MÓVEIS
SEÇÃO I
DA INCORPORAÇÃO, DO
RECEBIMENTO E DO REGISTRO
Art. 13. Para efeito de classificação da despesa, considera-se equipamento e material permanente aquele
que, em razão do seu uso corrente, não perde a sua identidade física, e/ou tem
durabilidade superior a 02 (dois) anos e material de consumo aquele que, em razão do seu uso corrente,
perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois
anos.
I – deverá ser
classificado como material de consumo todo bem avaliado com valor inferior a 80
VRTE’s ou atender a qualquer um dos parâmetros
relacionados a seguir:
a) durabilidade: quando o material em uso normal perde
ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois
anos;
b) fragilidade: cuja estrutura seja quebradiça,
deformável ou danificável, caracterizando-se pela irrecuperabilidade ou perda de sua identidade ou
funcionalidade;
c) perecibilidade: quando sujeito a modificação
(químicas ou físicas) ou se deteriora ou perde sua característica pelo uso
normal;
d) incorporabilidade:
quando destinado à incorporação a outro bem, não podendo ser retirado sem
prejuízo das características do principal;
e) transformabilidade:
quando adquirido para fim de transformação.
II – A classificação de mesas e cadeiras escolares
dar-se-á:
a) material permanente: embora geralmente tenham um
valor inferior a 80 VRTE’s, em virtude do
quantitativo que normalmente é adquirido, serão registras por lote, de acordo
com as unidades escolares a serem contempladas, sendo que a Superintendência
Contábil deverá classificá-las orçamentariamente como material permanente.
III - a classificação de material bibliográfico
dar-se-á:
a) material de consumo: aquele adquirido para
biblioteca pública, destinada indistintamente a todos os segmentos da
comunidade, com acervos de interesse geral;
b) material permanente: aquele adquirido para o
acervo para atender aos Órgãos públicos.
IV - a classificação de
divisórias e biombas dar-se-á:
a) divisórias e biombas
fixados e/ou transformados, que são de uso de adaptação sob medida em espaços
específicos e rebitados de maneira fixa que não lhe permita remoção sem
prejuízo de sua unidade, são considerados, independente
do valor, material de consumo, por se adequarem no critério de transformabilidade.
b) divisórias e biombos com características móveis,
que correm sobre trilho ou placas independentes podem ser reinstaladas em
outros espaços sem prejuízos, serão classificados na forma a seguir:
b.1) se inferior a 80 VRTE’s
são bens de consumo durável com controle simplificado;
b.2) se superior a 80 VRTE’s
são bens permanentes com controle de registro patrimonial.
§ 1º. É considerado como bem patrimonial de pequeno valor, todo bem autônomo
que, embora possuindo vida útil
superior a 02 (dois) anos, tenha valor econômico na época de sua
aquisição, inferior a 80 (oitenta) VRTE’s – Valores
de Referência do Tesouro Estadual, devendo ser classificado como bem de consumo durável e apropriado como despesa de
custeio.
§ 2º. Todo material de consumo considerado de uso duradouro como hd externo, estabilizador, switch, entre outros,
devido à durabilidade ou quantidade utilizada ou valor relevante, será
controlado por relação-carga.
Art. 14. Os bens móveis permanentes recebidos mediante qualquer processo devem ser
incorporados ao patrimônio do Município, no prazo máximo de 30 (trinta) dias, a
contar da data do recebimento da documentação encaminhada pela Gerência do
Almoxarifado à Coordenadoria de Patrimônio, sendo vedada sua utilização antes
de cumprir o procedimento disposto nesta IN.
§ 1º. É vedada a utilização de bens permanentes adquiridos, fabricados ou
recebidos por doação, sem o devido registro patrimonial.
§ 2º. É vedado a Superintendência Contábil efetuar a liquidação de despesa de
bem permanente que não tenha recebido o registro patrimonial. Para tanto, nos
processos de pagamento deverá ser incluído pela Coordenadoria de Patrimônio,
relatório impresso diretamente do Sistema de Controle Patrimonial comprovando o
registro de cada bem no patrimônio público do Município de Colatina.
§ 3º. À Gerência de Almoxarifado compete o recebimento de quaisquer bens pelo
Município de Colatina, inclusive por doação.
§ 4º. Os bens recebidos por doação por quaisquer unidades administrativas,
obrigatoriamente, deverão ser encaminhados a Gerência de Almoxarifado.
§ 5º. Nenhum bem poderá ser recebido sem o conhecimento da Coordenadoria de
Patrimônio.
Art. 15. A incorporação de bens móveis permanentes ao patrimônio do Município tem
como fatos geradores a aquisição, a doação, permuta e a fabricação.
§ 1º. O bem patrimonial que ingressar por empréstimo ou cessão, será
cadastrado, terá controle especial, mas não receberá registro patrimonial.
§ 2º. O bem adquirido
com recursos de convênios ou contrato que,
contiver período de carência, será cadastrado, terá controle especial, mas só
receberá o registro patrimonial quando encerrado o prazo.
Art. 16. Após o recebimento dos bens móveis classificados como de uso permanente
pela Gerência de Almoxarifado, compete à Coordenadoria de Patrimônio proceder
ao registro.
Art. 17. Para atendimento ao disposto no artigo anterior, a Gerência de
Almoxarifado deverá encaminhar à Coordenadoria de Patrimônio, a nota fiscal
e/ou fatura correspondente, a autorização de fornecimento e/ou contrato, o
empenho, e o Laudo Técnico quando o produto adquirido assim exigir, no caso de
aquisição.
Art. 18. Para atendimento ao disposto no artigo 13 a Gerência de Almoxarifado,
deverá encaminhar à Coordenadoria de Patrimônio, no caso de recebimento de bem
em forma de cessão:
I - nota fiscal ou outro
documento que comprove a propriedade em regime de cessão;
II - contratos descrevendo o tipo ou marca do bem, com os
respectivos prazos de vigência e o estado de conservação em que se encontra o mesmo,
tanto no recebimento como na devolução.
§ 1º. Os bens a serem recebidos pelo Município na modalidade de cessão não
poderão ser cedidos a terceiros;
§ 2º. Os bens cedidos ao Município através de cessão e que contenham prazo de
carência, serão cadastrados, terão controle especial, mas só receberão o
registro patrimonial quando encerrado o prazo de carência, mediante termo de
doação.
Art. 19. Para atendimento ao disposto no artigo 13 a Gerência de Almoxarifado,
deverá encaminhar à Coordenadoria de Patrimônio, no caso de recebimento de bem
em forma de doação:
I - termo de doação datado
e assinado pelo doador ou representante legal, contendo a descrição do objeto
doado;
II - cópia do cartão do
CNPJ da empresa quando pessoa jurídica ou cópia do CPF e RG quando pessoa
física;
III - nota fiscal ou cópia autenticada, se houver.
Art. 20. O valor do bem a ser registrado é o constante do respectivo documento
fiscal de doação, cessão ou avaliação.
Art. 21. As informações necessárias para registro de bens móveis permanentes no
Sistema de Controle Patrimonial são, no que couber:
I - número do registro;
II - data do registro;
III - descrição padronizada do bem;
IV - marca/ modelo/ série;
V - valor unitário de
aquisição;
VI - tempo de vida útil;
VII - agregação (acessório ou componente);
VIII - estado do bem;
IX - espécie do bem;
X - fornecedor;
XI - valor residual;
XII - valor justo (valor a depreciar);
XIII - conta contábil;
XIV - forma de ingresso (compra, doação, cessão,
outros);
XV - número da nota fiscal
ou documento equivalente;
XVI - número do processo e ano;
XVII - tipo/número de documento de aquisição;
XVIII - garantia.
Parágrafo único. Quanto
ao estado do bem mencionado no inciso VIII deste artigo, o mesmo deverá ser
classificado como:
I -
excelente;
II - bom;
III - regular;
VIII - péssimo.
Art. 22. Depois do bem móvel permanente ser registrado no Sistema de Controle
Patrimonial, será emitido relatório de registro de bens, anexando cópia dos documentos
de que trata os artigos 18, 19 e 21, que deverá permanecer com a Coordenadoria
de Patrimônio para o respectivo controle.
Art. 23. É vedada o recebimento de bens por qualquer unidade administrativa sem o
devido registro dos mesmos no Sistema de Controle Patrimonial.
SEÇÃO II
DA PLAQUETA DE IDENTIFICAÇÃO
PATRIMONIAL
Art. 24. Após o registro pela Coordenadoria de Patrimônio, deverá ser fixada uma
plaqueta no bem móvel permanente com o número patrimonial.
Art. 25. Na fixação da plaqueta, deverão ser observados os seguintes aspectos:
I - apor em local de fácil
visualização para efeito de identificação;
II - evitar fixar plaqueta
em partes que não ofereçam boa aderência;
III - evitar áreas que possam acarretar a
deterioração da plaqueta.
Art. 26. Na impossibilidade da fixação da plaqueta no bem adquirido, a numeração
patrimonial será gravada (escrita) em lugar visível do objeto, sendo a plaqueta
original encaminhada anexa à cópia do Termo de Guarda e Responsabilidade para a
unidade destinatária.
Art. 27. Em se tratando de carteiras e mesas escolares além da plaqueta deverá
ser fixado ou escrito a numeração patrimonial na parte inferior do assento e
tampo dos móveis.
Art. 28. Em caso de perda, descolagem ou deterioração da plaqueta, o responsável
pela unidade onde está alocado o bem, deverá comunicar o fato à Coordenadoria
de Patrimônio, solicitando sua reposição.
SEÇÃO III
DO TERMO DE GUARDA E
RESPONSABILIDADE
Art. 29. O Termo de Guarda e Responsabilidade atribui ao responsável de cada unidade
administrativa, bem como a todos os servidores da respectiva unidade, a
responsabilidade sobre a guarda do bem.
I - entende-se que este termo retrata a
responsabilidade assumida pelo titular que, ao deixar a função de responsável
pelo departamento, deverá continuar respondendo por aqueles bens patrimoniais
que se encontrarem em situação irregular, tal responsabilidade cessará quando
dada regularização do bem;
II - o afastamento ou substituição de responsáveis
por bens patrimoniais implica, necessariamente, a transferência da
responsabilidade do responsável do departamento no sistema de patrimônio do
Município de Colatina;
III - o novo titular, recebendo o termo, efetua a
verificação da existência física dos bens listados, e seu estado de conservação,
dentro do prazo de 15 (quinze) dias a contar da data de entrega do Termo de
Guarda e Responsabilidade para o mesmo.
§1º. Nenhum bem móvel
permanente poderá ser distribuído ou redistribuído sem prévia comunicação a
Coordenadoria de Patrimônio que se encarregará da emissão do termo de
responsabilidade.
§2º. Será responsabilizado por omissão o servidor
que não comunicar a alteração na lotação de um bem móvel sob sua guarda.
§3º. Os servidores responsáveis pela guarda e controle dos bens patrimoniais
será aqueles nomeados para os cargos de Gerente, Coordenador, Superintendente ou Secretário(a) de cada pasta, de acordo
com a realidade de cada unidade administrativa.
Art. 30. Quando da aquisição, cessão, doação ou fabricação, a entrega do bem móvel
somente deverá ocorrer mediante assinatura do Termo de Guarda e
Responsabilidade, emitido em 2 (duas) vias pela Coordenadoria de Patrimônio,
ficando uma via destinada à Coordenadoria de Patrimônio e a outra a unidade
administrativa ou servidor destinatário, conforme o caso, sendo de
responsabilidade da unidade administrativa ou servidor a devolução do
respectivo termo à Coordenadoria de Patrimônio, devidamente datado e assinado
com identificação por carimbo ou caligrafia legível do responsável.
Art. 31. O Termo de Guarda e Responsabilidade deverá conter:
I - número do termo;
II - local de lotação do
bem (destinatário);
III - declaração de responsabilidade;
IV - número do patrimônio;
V - descrição do bem
móvel;
VI - quantidade;
VII - valor unitário e total;
VIII - data de emissão do termo;
IX - assinatura e identificação
do responsável pela unidade administrativa;
X - assinatura e identificação
do servidor que utiliza continuadamente o bem patrimonial;
XI - data
de assinatura do termo.
Art. 32. Uma vez entregue o bem móvel a unidade administrativa destinatária,
devidamente acompanhado do Termo de Guarda e Responsabilidade, o responsável
pela unidade administrativa terá o prazo de 05 (cinco) dias para devolução de
uma via à Coordenadoria de Patrimônio.
SEÇÃO IV
DA MOVIMENTAÇÃO
Art. 33. Toda transferência deverá ser acompanhada do Termo de Transferência de
Responsabilidade, emitido em 3 (três) vias, pela unidade administrativa
transferidora e entregues a unidade administrativa recebedora juntamente com o
bem móvel, as quais deverão ser devidamente datadas e assinadas por ambos com
identificação por carimbo ou caligrafia legível do responsável.
Art. 34. Posteriormente, a unidade administrativa transferidora deverá encaminhar
as 3 (três) vias de que trata o artigo anterior à Coordenadoria de Patrimônio
que, por sua vez, procederá as alterações no Sistema de Controle Patrimonial,
datando, assinando e devolvendo 1 (uma) via para cada unidade administrativa
envolvida, sendo que a 3ª via ficará arquivada na Coordenadoria de Patrimônio.
Art. 35. Qualquer que seja o motivo de saída de um bem móvel permanente em
decorrência da necessidade de reparo ou manutenção, deverá ser emitido pela
unidade administrativa de origem o Termo de Autorização de Saída do Bem,
contendo o número do patrimônio e a descrição do bem, finalidade, estado
físico, local de destino, endereço e telefone, previsão da data de devolução,
em 3 (três) vias, devendo ser datada e assinada com identificação por carimbo
ou caligrafia legível do responsável pela unidade administrativa, pelo
responsável pela retirada (manutenção ou reparo), e pelo responsável pela
Coordenadoria de Patrimônio.
Art. 36. Ocorrendo substituição do responsável pela unidade administrativa, a
Coordenadoria de Patrimônio deverá ser comunicada por escrito em até 5 (cinco)
dias, contados da data de nomeação, para que no mesmo prazo proceda a devida
alteração no Sistema de Controle Patrimonial, e emita novo Termo de Guarda e
Responsabilidade em nome do sucessor, que procederá a conferência dos bens
móveis sob sua responsabilidade, datando, assinando com identificação por
carimbo ou caligrafia legível e devolvendo 1 (uma) via do termo à Coordenadoria
de Patrimônio.
Art. 37. A cessão de bem móvel para terceiros será sempre por prazo determinado e
somente ocorrerá quando, autorizada pela autoridade administrativa, cumpridas
as exigências legais e celebrado o Termo de Cessão entre as partes, em 3 (três)
vias, devendo 1 (uma) ser encaminhada à Coordenadoria de Patrimônio, 1 (uma)
para a unidade administrativa transferidora e a outra à entidade/órgão
beneficiado.
Parágrafo único. O termo deverá conter o nome da entidade/órgão beneficiado, com o
respectivo número do CNPJ e endereço, o nome do responsável pela retirada e
número do CPF, bem como a data limite para devolução do bem móvel.
Art. 38. De posse do Termo de Cessão, a Coordenadoria de Patrimônio emitirá o
Termo de Guarda e Responsabilidade, em 2 (duas) vias, sendo ambas datadas e
assinadas com identificação por carimbo ou caligrafia legível do responsável
pela entidade/órgão beneficiado e pelo responsável pela Coordenadoria de
Patrimônio.
§1º. A Coordenadoria de Patrimônio deverá manter 1 (uma) via do termo de que
trata o caput arquivado e a outra
será entregue à entidade/órgão beneficiado.
§2º. O bem móvel somente poderá ser retirado das dependências da repartição
pública após a assinatura do Termo de Guarda e Responsabilidade, uma vez que
entidade/órgão beneficiado tem o mesmo tratamento das unidades administrativas.
Art. 39. Nenhum bem móvel permanente poderá ser transferido ou cedido sem a
emissão do respectivo termo.
Art. 40. Deverá ser responsabilizado por omissão o servidor que não comunicar a
alteração na lotação de um bem móvel sob sua guarda.
SEÇÃO VI
DO CONTROLE PATRIMONIAL
Art. 41. O controle físico tem caráter permanente, em decorrência da própria
necessidade de acompanhamento da real situação dos bens móveis que compõem o
patrimônio público.
Art. 42. O controle patrimonial dos bens móveis deverá ser efetuado pela
Coordenadoria de Patrimônio, com a colaboração das unidades administrativas e
compreende:
I - a correta e
indispensável emissão do Termo de Guarda e Responsabilidade, Termo de Cessão,
Termo de Transferência, dentre outros, no que couber;
II - o controle de localização, que consiste na
verificação sistemática de onde está situado o bem visando a determinação
fidedigna e tempestiva das informações existentes no Sistema de Controle Patrimonial;
III - o controle de estado de conservação, que
consiste no acompanhamento sistemático do estado de conservação dos bens com a
finalidade de manter a integridade física, observando-se a proteção contra
agentes da natureza, mediante a tomada de medidas para evitar a corrosão,
oxidação, deterioração e outros agentes que possam reduzir sua vida útil;
IV - o controle da
utilização, que consiste na identificação e análise das condições de utilização
do bem.
§1º. O Termo de Guarda e Responsabilidade deverá ser emitido, em 02 (duas)
vias, semestralmente e entregue a cada Secretaria, que após a devida
conferência dos bens listados no referido Termo com os fisicamente existentes
no local, deverá ser devolvido a Coordenadoria de Patrimônio devidamente datado
e assinado com identificação por carimbo ou caligrafia legível do responsável e
acompanhado das informações necessárias em até 30 (trinta) dias.
§2º. Caberá ao
Secretário responsável por cada pasta a competência de distribuir o Termo de
Guarda e Responsabilidade as suas unidades administrativas, determinar a
realização da conferência, bem como a devolução do reportado termo no prazo
determinado no parágrafo anterior, a Coordenadoria de Patrimônio.
Art. 43. A divergência constatada entre a localização dos bens móveis e a que
constar no cadastro deverá ser corrigida pela Coordenadoria de Patrimônio.
Art. 44. Nenhum bem pode ser reparado, restaurado ou revisado sem o conhecimento
da Coordenadoria de Patrimônio.
Art. 45. A Coordenadoria de Patrimônio deve promover, a cada 4 (quatro) anos, os
procedimentos de inventário e o processo de reavaliação patrimonial dos bens
móveis do Município de Colatina.
SEÇÃO VI
DA BAIXA
Art. 46. A baixa de bens móveis do patrimônio público municipal decorrerá de alienação,
extravio, roubo, furto ou inservibilidade proveniente
de força maior.
Art. 47. O número da plaqueta de identificação patrimonial de um bem baixado não
poderá ser reutilizado para qualquer outro bem, assim como se localizado após a
baixa, será reincorporado, desde que mantidas as características originais do
mesmo.
Art. 48. A efetivação da baixa patrimonial, em qualquer caso, deverá ser feita em
processo administrativo com a devida justificativa.
§ 1º. Os bens móveis
considerados extraviados, roubados ou furtados serão objeto de baixa, tão logo
se caracterize o fato, com vistas a refletir a realidade do patrimônio público
do Município de Colatina.
§ 2º. Os bens móveis
considerados inservíveis somente serão objeto de baixa, tão logo se caracterize
o fato, quando identificados e relacionados pela Comissão Permanente de
Inventário nomeada por meio de Decreto, após procedimentos de inventário.
§ 3º. A baixa de um bem
patrimonial, por qualquer motivo, só ocorrerá após parecer da Procuradoria
Geral Municipal e autorização do Chefe do Poder Executivo Municipal.
Art. 49. Não será permitida a destruição ou a eliminação de um bem pela unidade
administrativa responsável pelo mesmo, sendo que, aqueles bens considerados
inservíveis deverão ser transferidos à Coordenadoria de Patrimônio, por meio do
Termo de Transferência de Responsabilidade.
Art. 50. A baixa de bens móveis decorrentes da inservibilidade
proveniente de força maior deverá ser solicitada pela unidade administrativa
responsável à Coordenadoria de Patrimônio através de memorando devidamente
protocolizado, acompanhado do Termo de Transferência, devidamente protocolado
na Gerência de Protocolo e Documentação, no qual deverá constar
obrigatoriamente:
I - descrição do bem e
quantitativo;
II - número da plaqueta de
identificação do patrimônio;
III - estado do bem;
IV - situação ocorrida que
deu origem a solicitação de baixa;
V - identificação da
unidade administrativa responsável pela guarda dos bens;
VI - data e assinatura do
responsável.
Art. 51. A Coordenadoria de Patrimônio será responsável por solicitar ao Chefe do
Poder Executivo Municipal, mediante processo administrativo, a baixa dos bens
extraviados, furtados, roubados e inservíveis identificados por meio de
procedimentos de inventário.
Art. 52. De posse do documento que autoriza a baixa patrimonial, a Coordenadoria
de Patrimônio deverá registrar a baixa no Sistema de Controle Patrimonial,
informando o motivo, número de processo e a data da autorização de baixa.
Art. 53. A Coordenadoria de Patrimônio deverá emitir um relatório com a relação
dos bens baixados e anexar ao processo que originou a baixa, encaminhar a
Superintendência Contábil para os registros necessários.
Art. 54. A Superintendência Contábil após os procedimentos relativos a baixa
deverá retornar o processo administrativo a Coordenadoria de Patrimônio.
Art. 55. O processo administrativo referente a baixa de bens extraviados,
furtados ou roubados deverão ser encaminhados pela Coordenadoria de Patrimônio
ao Chefe do Poder Executivo Municipal para providências quanto a apuração de
responsabilidade, a qual determinará o ressarcimento em dinheiro ou a reposição
do bem quando for o caso.
Paragrafo único: A apuração de responsabilidade dar-se-á por meio da
nomeação de comissão específica pelo Chefe do Poder Executivo Municipal,
formada de servidores competentes, inclusive com formação nas áreas jurídica e
contábil.
Art. 56. O processo administrativo referente a baixa de bens
considerados inservíveis deverão permanecer na Coordenadoria
de Patrimônio aguardando a realização dos procedimentos relativos ao leilão.
Paragrafo único – Deverá ser anexado ao processo de baixa, documentos
que comprove que os bens baixados foram legalmente alienados por meio de
leilão, vinculando inclusive os bens ao arrematante correspondente e
posteriormente serem encaminhados a Secretaria Municipal de Controle Interno
para conhecimento e validação.
Art. 57. O processo administrativo de baixa de bens móveis somente poderá ser
encaminhado ao Núcleo de Gestão de Documentos para arquivamento, após cumprida
todas as exigências desta IN.
CAPÍTULO VII
DOS PROCEDIMENTOS RELATIVOS
AOS BENS IMÓVEIS
SEÇÃO I
DO REGISTRO E SUA RESPECTIVA
ATUALIZAÇÃO
Art. 58. Os imóveis do Município serão cadastrados no Sistema de Controle
Patrimonial, sendo de competência da Coordenadoria de
Patrimônio promover a atualização dos dados cadastrais, sempre que necessário,
mediante as informações constantes das cópias de documentos e processos de
aquisição, construção, reforma e avaliação dos imóveis, a serem fornecidas
pelas unidades administrativas.
Art. 59. A Coordenadoria de Patrimônio deverá cadastrar no Sistema de Controle
Patrimonial os valores de avaliação dos imóveis constantes dos laudos
fornecidos na forma da lei ou regulamento e manter o devido arquivamento dos
mesmos.
Art. 60. Para fins de registro e controle, será atribuído a cada bem imóvel um
número de patrimônio, o qual deverá ser certo e definitivo, não podendo ser
aproveitado em outro bem.
Art. 61. Para lançamento dos bens imóveis no sistema, bem como para
sua atualização, deve ser objeto de registro no Sistema de Controle Patrimonial
todas as informações pertinentes ao bem imóvel, conforme o caso:
I - endereço e denominação pela qual o imóvel é
eventualmente conhecido;
II - destinação do imóvel;
III - dimensões do terreno e área do imóvel;
IV - descrição dos limites e confrontações de
terreno;
V - especificação detalhada das benfeitorias;
VI - reformas e ampliações incorporadas pelo
valor total quando resultarem de mutação patrimonial, conforme classificação da
despesa;
VII - bens agregados à obra;
VIII - cercamento existente;
IX - outras informações úteis para melhor
caracterização do imóvel;
X - forma de aquisição;
XI - número do processo administrativo;
XII - número da nota de empenho;
XIII - dados do transferidor;
XIV - valor da aquisição;
XV - identificação do título de transferência: cartório,
comarca, número do registro, livro, folha e data;
XVI - dados sobre a cessão de
uso do bem e do cessionário, se for o caso.
Art. 62. A Coordenadoria de Patrimônio manterá sob a sua guarda, as cópias de
todos os documentos e processos referentes à aquisição, reforma, construção,
locação e avaliação dos imóveis em uso pelo Município, que devem ser remetidas
pelas unidades administrativas, arquivando-os em pastas próprias, mantendo
sempre o mesmo padrão de arquivamento.
Art. 63. A Secretaria Municipal de Obras após a emissão do Termo de Recebimento
Definitivo de todas as obras e serviços de engenharia deverá encaminhar o
processo administrativo correspondente a Coordenadoria de Patrimônio com vistas
a efetuar todos os registros necessários no Sistema de Controle Patrimonial.
Art. 64. Posteriormente, a Coordenadoria de Patrimônio deverá encaminhar o
processo de que trata o artigo anterior à Superintendência Contábil para que
esta efetue os registros no Sistema Contábil.
SEÇÃO II
DO CONTROLE PATRIMONIAL
Art. 65. A Coordenadoria de Patrimônio deve promover, a cada 4 (quatro) anos, os
procedimentos de inventário e o processo de reavaliação patrimonial dos bens
imóveis do Município.
Parágrafo único. A fim de
atender ao disposto no caput deste artigo a Coordenadoria de Patrimônio
deverá atender ao que dispõe a Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicada ao
Setor Público - NBCASP, que estabelecem os critérios e procedimentos de
avaliação, para o registro contábil da depreciação, amortização e da exaustão,
bem como, mensuração dos ativos e passivos integrantes do patrimônio de
entidades ao setor público, emitindo os respectivos laudos devidamente
assinados pelo profissional formado em engenharia civil.
Art. 66. A Coordenadoria de Patrimônio manterá o controle de todos os bens
imóveis de propriedade do Município de Colatina.
Art. 67. As unidades administrativas serão responsáveis quanto ao uso e cuidado
dos bens imóveis.
Art. 68. Os bens imóveis adquiridos com recursos provenientes de convênios ou
acordos e que, por disposição destes, tenham que ser restituídos após o seu
término quando da prestação de contas, deverão ser objeto de controle
específico pela unidade administrativa responsável pelo respectivo convênio.
Art. 69. A SEMAD providenciará
a documentação de cada imóvel de propriedade do Município com seu respectivo
Registro de Imóveis, no que couber:
I - translado da escritura
pública;
II - certidão de registro
no cartório de imóveis;
III - cópia da planta do terreno com representação
das benfeitorias;
IV - cópia da planta de
situação;
V - folha tombo;
VI - laudo de vistoria;
VII - laudo de avaliação;
VIII - termo de entrega e recebimento do imóvel;
IX - termo de recebimento
provisório e definitivo da obra;
X - original do
“habite-se”;
XI - ação de desapropriação;
XII - decreto de desapropriação;
XIII - ação de usucapião;
XIV - outros documentos.
Art. 70. Quando um imóvel pertencente ao Município for cedido por meio de
concessão de uso, por lei específica, a Coordenadoria de Patrimônio deverá
controlar essa concessão para que não ultrapasse o período concedido.
Parágrafo único. É de
responsabilidade do fiscal do contrato o acompanhamento permanente da
utilização do imóvel ao fim que se destina e cumprimento das demais cláusulas
contratuais.
Art. 71. Fica vedado a realização de termo de convênio ou correspondente para a
realização de obra ou serviços de engenharia em edificação ou área/terreno que
não esteja devidamente registrada no patrimônio público do Município de
Colatina.
Parágrafo único: No caso do
bem imóvel não estar registrado no patrimônio público do Município de Colatina
a Secretaria interessada deverá promover a regularização junto aos setores
competentes do Município de Colatina.
Art. 72. A Superintendência de Prestação de Contas e Convênio anterior a
realização de termo de convênio ou documento correspondente junto ao Governo
Federal ou Estadual para construção de bens públicos, deverá verificar junto a
Coordenadoria de Patrimônio se a área/terreno encontra-se
devidamente incorporada ao patrimônio público do Município de Colatina.
Parágrafo único: O
procedimento constante do caput deste artigo deverá ser adotado para as
demais obras ou serviços de engenharia contratados pelo Município de Colatina.
Art. 73. A Superintendência
Contábil deverá submeter a Coordenadoria de Patrimônio, todas as informações
quanto ao pagamento de medições de obras ou serviços de engenharia, de forma
mensal, para que os referidos dados sejam lançados no Sistema Controle
Patrimonial.
Art. 74º. A
Superintendência de Suprimentos, anterior a confecção de minuta de edital para
realização de obra ou serviço de engenharia deverá encaminhar o processo administrativo
a Coordenaria de Patrimônio, a fim de verificar no Sistema de Controle
Patrimonial se o imóvel a ser construído ou reformado encontra-se em área
pública devidamente incorporada ao patrimônio público do Município de Colatina.
Art. 75º. A Superintendência
de Suprimentos, após realização de termo de contrato para realização de obras
ou serviços de engenharia, deverá encaminhar o processo administrativo à
Coordenaria de Patrimônio, a fim de registrar no Sistema Controle de
Patrimonial a incorporação da referida obra ou serviço no patrimônio público
municipal.
SEÇÃO III
DA BAIXA
Art. 76. A baixa de bens imóveis decorrerá de alienação ou demolição.
Art. 77. A demolição de qualquer bem público imóvel deverá ser solicitada pelo
Secretário Municipal de Administração, através de memorando protocolado na
Gerência de Protocolo e Documentação, no qual deverá identificar o bem objeto
da solicitação, o motivo e sua necessidade pública.
Parágrafo Único: Fica vedado
a solicitação para demolição sem o conhecimento da Secretaria Municipal de
Administração, bem como da Coordenadoria de Patrimônio.
Art. 78. A Gerência de Protocolo e Documentação deverá, após a realização do
protocolo, encaminhar à Secretaria Municipal de Obras para emissão de laudo de avaliação.
Parágrafo único. O laudo de avaliação de que trata o caput
deste artigo deverá ser emitido por engenheiro civil.
Art. 79. A Secretaria Municipal de Obras deverá encaminhar os autos à
Procuradoria Municipal, a qual, diante do motivo exposto na solicitação e do
laudo de avaliação emitirá parecer jurídico quanto à legalidade da demolição.
Art. 80. O parecer jurídico deverá ser submetido à apreciação da autoridade
administrativa, a qual se manifestará, ratificando-o ou não.
Art. 81. Sendo favorável, a autoridade administrativa nomeará uma comissão de
acompanhamento, que deverá ser composta de, no mínimo, três servidores, sendo,
pelo menos, um engenheiro civil e um representante da Secretaria Municipal de
Administração.
Art. 82. A comissão de acompanhamento será responsável pela condução de todo o
trâmite do processo de demolição, inclusive, em sendo o caso, providenciar a
solicitação para contratação de empresa para efetuar a demolição.
Art. 83. Concluída a demolição do bem público, a comissão de acompanhamento
deverá encaminhar os autos à Secretaria Municipal de Obras a fim de que o
engenheiro civil emita um laudo de avaliação acerca da demolição realizada, o
qual será encaminhado ao Cartório de Registro de Imóveis para averbação da
demolição.
Art. 84. Após promovidas as alterações necessárias junto ao Cartório de Registro
de Imóveis, a Secretaria Municipal de Obras remeterá os autos à Coordenadoria
de Patrimônio para que esta proceda à baixa do imóvel no Sistema de Controle
Patrimonial, informando o motivo, número do processo e a data da autorização da
baixa.
Parágrafo único. A baixa, por qualquer motivo, somente ocorrerá após a conclusão final do
processo correspondente ao caso.
Art. 85. Por fim, a Coordenadoria de Patrimônio deverá emitir um relatório com a
relação do bem baixado e anexar ao processo que originou a baixa, encaminhando,
em sequência, ao Núcleo de Gestão de Documentos para arquivamento.
Art. 86. O número de identificação patrimonial de um bem baixado não poderá ser
reutilizado para qualquer outro bem.
CAPÍTULO VIII
DO INVENTÁRIO DE BENS MÓVEIS E
IMÓVEIS
Art. 87. Os procedimentos de inventário dos bens móveis e imóveis será realizado
por Comissão Permanente de Inventário, nomeada pelo Chefe do Poder Executivo
Municipal, de forma manter o controle dos bens públicos do Município de
Colatina.
I – Constituem atribuições da Comissão Permanente
de Inventário:
a) conferir os bens patrimoniais existentes, à vista dos dados
cadastrais e os registros contábeis;
b) promover o exame físico dos bens quanto à especificação, quantidade,
estado de conservação e valor;
c) completar, retificar, avaliar e regularizar o registro e as
especificações e proceder a qualquer outra anotação relacionada aos bens
patrimoniais, sempre que preciso;
d) apresentar, quando necessário, relatório circunstanciado dos fatos
apurados nos levantamentos realizados.
Art. 88. A fim de atender ao disposto no artigo anterior, o inventário será
realizado para verificar a integridade do bem, a correta afixação da plaqueta
de identificação e se o bem está ocioso ou se apresenta qualquer avaria que o
inutilize, e poderá ser:
I - de verificação:
realizado a qualquer tempo ou no mínimo de forma semestral, com o objetivo de
verificar a existência física de um bem ou de um conjunto de bens, por
iniciativa da Coordenadoria de Patrimônio ou por solicitação de qualquer
responsável pelas unidades administrativas;
II - de transferência:
realizado quando da mudança do responsável pela unidade administrativa;
III - quadrianual: realizado para comprovar a exatidão dos
registros de controle, demonstrando o acervo de cada responsável por cada
unidade administrativa, o valor total do último inventário e as variações
patrimoniais ocorridas.
Art. 89. Os tipos de inventário constantes do artigo anterior serão realizados
pela Comissão Permanente de Patrimônio, por iniciativa da Coordenadoria de
Patrimônio ou a pedido da autoridade administrativa ou da Secretaria Municipal
de Controle Interno, periodicamente ou a qualquer tempo em qualquer unidade
administrativa, devendo, ao final, emitir relatório de inventário.
Parágrafo único. Quando a realização do inventário de determinada unidade administrativa,
for solicitada pela Secretaria de Controle Interno, a Comissão Permanente de
Patrimônio deverá emitir o relatório de inventário em até 30 (trinta) dias
contados da data de recebimento do pedido.
Art. 90. Para a realização do inventário de que trata o inciso III do artigo 88,
a Comissão Permanente de Patrimônio deverá se dirigir a cada unidade
administrativa e a cada endereço de bem imóvel a fim de:
I - conferir os bens
patrimoniais existentes, à vista dos dados cadastrais;
II - promover o exame
físico dos bens quanto à especificação, quantidade, estado de conservação e
valor, realizando relatório fotográfico do mesmo;
III - completar, retificar, avaliar e regularizar o
registro e as especificações e proceder a qualquer outra anotação relacionada
aos bens patrimoniais, sempre que preciso;
IV - verificar a localização
física de todos os bens patrimoniais;
V - verificar se a situação
atual do imóvel condiz com todas as informações constantes da documentação
arquivada;
VI - avaliar o estado de
conservação destes bens;
VII - identificar os bens localizados nas unidades
administrativas que ainda não foram transferidos pelo responsável do controle
patrimonial;
VIII - identificar os bens que eventualmente não
possuem registro de identificação patrimonial;
IX - identificar os bens
que eventualmente não foram localizados.
Art. 91. Após conclusão, a Comissão Permanente de Patrimônio deverá encaminhar o
relatório à Coordenadoria de Patrimônio contendo as informações exigidas neste
capítulo.
Art. 92. A Coordenadoria de Patrimônio deverá promover o registro dos bens que
não possuem identificação patrimonial e realizar todas as alterações e
atualizações necessárias no Sistema de Controle Patrimonial, decorrentes da
realização do inventário.
Art. 93. Nas espécies de inventário tratadas no
artigo 88, I e III, a Coordenadoria de Patrimônio emitirá o Termo de Guarda e
Responsabilidade deverá proceder na forma mencionada na Seção III, Capitulo VI
desta IN.
Art. 94. Toda documentação deverá ser arquivada pela Coordenadoria de Patrimônio,
podendo ser colocada a disposição da Secretaria
Municipal de Controle Interno e da Superintendência Contábil, ou ainda, das
equipes de controle externo.
Art. 95. Após a realização do inventário, os relatórios
emitidos pela Comissão Permanente de Patrimônio deverão ser encaminhados ao
Chefe do poder Executivo Municipal para conhecimento, através de documento
formal devidamente protocolizado.
Art. 96. Concluído o inventário e identificado bens que
eventualmente não foram localizados a Coordenadoria de Patrimonio
deverá emitir o relatório de bens a localizar de cada unidade administrativa,
sendo o secretário da pasta responsável por assinar todos os relatórios
concernentes a sua secretaria.
Parágrafo único: Posteriormente, a Coordenadoria deverá
proceder na forma da Seção VI do Capítulo VI.
Art. 97. A Comissão Permanente de Patrimônio deverá ser
constituída no mínimo de três servidores, dos quais, um deverá pertencer,
obrigatoriamente, a Coordenadoria de Patrimônio.
Art. 98. Durante a realização de qualquer tipo de inventário, fica vedada a
transferências e a movimentação de bens móveis no âmbito de toda Administração
Pública Municipal.
Parágrafo único. Nos casos de urgência a Comissão Permanente de Patrimônio poderá
autorizar a transferência/movimentação de bens.
CAPÍTULO IX
DAS CONSIDERAÇÕES FINAIS
Art. 99. A inobservância das tramitações e procedimentos de rotina estabelecidos
nesta IN, sem prejuízo das orientações e exigências do TCE/ES relativas ao assunto,
sujeitará os responsáveis às sanções legais cabíveis.
Art. 100. Qualquer servidor público é responsável pelo dano que causar, ou para o
qual concorrer, a qualquer bem público, que esteja ou não sob sua guarda. É
vedado o uso particular de qualquer
bem público.
Art. 101. Os bens
que perderem a serventia deverão ser encaminhados ao setor de patrimônio para
triagem e reaproveitamento, se for o caso
Art. 102. Esta IN
deverá ser atualizada sempre que fatores organizacionais legais ou técnicos
assim o exigirem, a fim de verificar a sua adequação aos requisitos da IN SCI
nº. 01/2013, bem como manter o processo de melhoria contínua dos serviços
públicos.
Art. 103. Esta IN entra em vigor
a partir da data de sua publicação, ficando revogadas todas as disposições em
contrário.
Colatina/ES, XX de XXXXXXXX de 2018.
FRANCIELI PRANDO FINCO
SECRETÁRIA MUNICIPAL DE
ADMINISTRAÇÃO
Este texto não substitui o original
publicado e arquivado na Prefeitura municipal de Colatina.