DECRETO Nº 21.834, DE 12 DE JUNHO DE 2018
APROVA A INSTRUÇÃO NORMATIVA SFI Nº 02/2018:
O PREFEITO MUNICIPAL DE COLATINA, no uso das atribuições legais que
lhe são conferidas pelo inciso
IV, artigo 99 da Lei Orgânica do Município e, de
acordo com a Lei
Complementar nº. 073, de 12 de agosto de 2013, que
dispõe sobre o Sistema de Controle Interno do Município de Colatina-ES, no
âmbito da Prefeitura Municipal de Colatina, abrangendo as Administrações Direta
e Indireta e atendendo solicitação contida no processo protocolado sob nº
10.739/2018, decreta:
Art.1º Fica aprovada a Instrução Normativa SFI nº. 02/2018, de responsabilidade da Secretaria Municipal
de Planejamento e Finanças, através da Superintendência de Prestação de Contas
e Convênios que “dispõe sobre as normas e procedimentos para
concessão, aplicação, controle e prestação de contas de despesas realizadas em
regime de adiantamento no âmbito da Administração Direta e Indireta do
Município de Colatina”, fazendo parte
integrante deste Decreto.
Art. 2º Caberá à unidade responsável a divulgação da
Instrução
Normativa ora aprovada.
Art. 3º Fica revogado em todos os seus termos o Decreto nº 21.675, de 02 de maio de 2018.
Art. 4º Este Decreto entrará em vigor na data de sua publicação.
Registre-se, Publique-se e
Cumpra-se.
Gabinete do Prefeito
Municipal de Colatina, em 12 de junho de 2018.
Registrado no Gabinete do
Prefeito Municipal de Colatina, em 12 de junho de 2018.
Este texto não
substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Colatina.
INSTRUÇÃO NORMATIVA SFI Nº
02, DE 12 DE JUNHO DE 2018
DISPÕE SOBRE AS NORMAS E PROCEDIMENTOS PARA CONCESSÃO, APLICAÇÃO,
CONTROLE E PRESTAÇÃO DE CONTAS DE DESPESAS REALIZADAS EM REGIME DE ADIANTAMENTO
NO ÂMBITO DA ADMINISTRAÇÃO DIRETA E INDIRETA DO MUNICÍPIO DE COLATINA.
Versão: 02.
Aprovação em: 12 de junho de 2018
Ato de aprovação: Decreto nº.21.834,
de 12 de junho de 2018
Unidade Responsável: Secretaria Municipal
de Planejamento e Finanças.
CAPÍTULO I
DA FINALIDADE
Art. 1º. A presente Instrução Normativa – IN regulamenta a concessão,
aplicação, controle e prestação de contas de realização de despesas em regime
de adiantamento.
CAPÍTULO II
DA ABRANGÊNCIA
Art. 2º. Abrange a concessão, aplicação, controle e prestação de contas da
realização de despesas em regime de adiantamento, pelos agentes políticos ou
servidores do Poder Executivo, no âmbito da Administração Direta e Indireta.
CAPÍTULO III
DOS CONCEITOS
Art. 3º. Para os efeitos
desta Instrução Normativa, considera-se:
I – Despesas de Pronto
Pagamento: são aquelas que não podem ser realizadas pelo processo normal
da execução orçamentária, devido ao seu caráter de urgência.
II – Regime de Adiantamento: entrega de
numerário ao agente político ou servidor, sempre precedida de empenho na
dotação própria, para o fim de realização de despesas de pronto pagamento.
III – Responsável (Suprido):
é o executor das despesas em regime de adiantamento, podendo ser agente
político ou servidor em cada órgão da administração direta ou indireta do Poder
Executivo Municipal.
IV – Cálculo da Margem
Disponível: é o limite de uso financeiro resultante da diminuição do
percentual indicado na Lei 8.666 de 21 de junho de 1993 em seu artigo 23,
Inciso II, Alínea “a”, dos valores já realizados de despesas em regime de
dispensa de licitação e em regime de adiantamento, limitado, o seu resultado,
ao valor máximo definido na mesma Lei para a realização de despesas em regime
de adiantamento.
Parágrafo Único. O Cálculo da Margem
Disponível não se confunde com o cálculo de margem orçamentária existente ou
que venha a existir.
V – Centro de Custo: é um agrupamento
com denominação própria e de caráter gerencial, que resume, pela qualidade de
seu critério de finalidade, os registros contábeis de gastos afins, que podem
então ser base de análises e/ou totalizações de saldos.
VI – Execução: compreende o
período contado desde a data do recebimento do recurso de suprimentos, até a
data limite para sua utilização, conforme estabelecido no Art. 14, “caput”, desta normativa.
Parágrafo Único. Serão considerados
nesta Instrução Normativa apenas os centros de custos contábeis
“Suprimentos/Adiantamentos” e “Compra Direta”.
Art. 4º. Estrutura do Poder
Executivo Municipal:
I – Administração Direta: compreende as
Secretarias Municipais, suas Superintendências, Coordenadorias e Gerências.
II – Administração Indireta: compreende as
autarquias, fundações existentes ou que venham a existir e suas estruturas
administrativas definidas nas suas leis de criação.
Parágrafo Único. A Procuradoria
Geral Municipal equipara-se, para efeitos desta IN, em sua estrutura e chefia a
uma Secretaria, sendo suas Procuradorias Fiscal e Tributária, Trabalhista,
Controle de Obras e Saúde Pública equiparadas às Superintendências das
Secretarias.
CAPÍTULO IV
DA BASE LEGAL
Art. 5º. A presente IN tem como base legal a Lei nº 4.320/64, Lei
8.666/1993, Decreto n º 1502 de 20 de Junho de 2005 e
suas alterações e Lei Complementar Municipal 027 de 24 de dezembro de 2003.
CAPÍTULO V
DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS
Art. 6º. São consideradas
despesas em regime de adiantamento, dentro dos limites definidos nesta
Instrução Normativa:
I – Despesas extraordinárias e urgentes que não
comportem delonga na realização de seu pagamento, realizadas dentro ou fora da
sede do município;
II – Despesas pequenas
ou miúdas e de pronto pagamento;
III – Despesas
decorrentes de deslocamento de servidor, para atendimento a situações
emergenciais ou a mandados judiciais.
Art. 7º. Dado a sua natureza particular, também poderão ser realizadas
despesas:
I – Com alimentação de
pessoal de obras, educação ou comitivas especiais, quando as circunstâncias não
permitirem o regime normal de fornecimento;
II – Com conservação de
bens móveis e imóveis, quando a demora na realização e pagamento da despesa
possa afetar o normal funcionamento da repartição ou equipamento imprescindível
à atividade do município;
III – Despesa com
combustível, materiais e serviços para conservação de veículos.
Art. 8º. As despesas extraordinárias e urgentes previstas no Art. 7, inciso
I abrangem aquelas de proteção e defesa da vida e em atendimento ao Estatuto do
Idoso e Estatuto da Criança e do Adolescente, restrito para uso ou consumo
imediato, urgente ou emergencial.
Art. 9º. Consideram-se despesas miúdas e de pronto pagamento, previstas no
Art. 7, Incisos II e III, as que se realizarem em quantidade restrita para uso
ou consumo imediato, urgente ou emergencial.
Art. 10. As despesas com combustível previstas no Art. 7, Inciso III
somente poderão ser realizadas em viagens fora do município de Colatina no caso
em que o abastecimento prévio na sede do município não for suficiente para
terminar o percurso para o destino e o retorno.
Art. 11. O Anexo I – Classificação
Econômica da Despesa, em caráter complementar, contempla a relação de despesas
que podem ser realizadas em regime de adiantamento.
Art. 12. Os responsáveis pela execução de despesas em regime de
adiantamento serão indicados através de Decreto, pelo Chefe do Poder Executivo
Municipal, no âmbito da Administração Direta e Indireta.
Parágrafo único. Em cada Secretaria ou equivalente, o número máximo de responsáveis
indicados será de dois, da forma que o segundo indicado só terá poderes na
ausência legal do primeiro.
Art. 13. É vedada a utilização do recurso em regime de adiantamento para:
I – Aquisição de bens ou serviços para os quais existam ou devam
existir contratos de fornecimento;
II – Aquisição de bens existentes no almoxarifado municipal, no período
de utilização do recurso;
III – Aquisição de material permanente ou outra mutação patrimonial
classificada como despesa de capital;
IV – Aquisição de bens ou
serviços de maneira que possa caracterizar fracionamento de despesa;
V – Aquisição de bens ou serviços passíveis de previsão;
VI – Assinatura de livros, revistas, jornais e periódicos;
VII – Pagamento de
diárias;
VIII – Pagamento de
despesa realizada em data anterior à liberação do recurso de suprimento.
Art. 14. O prazo de utilização dos recursos sempre será de 30 (trinta) dias
corridos após a data de sua liberação ao responsável.
§ 1º. Não se inclui no prazo fixado no caput deste artigo a utilização
de recursos após o dia 1º de dezembro de cada ano, fixado aqui como o último
dia para a realização de qualquer despesa em regime de adiantamento.
§ 2º. Se o dia 1º de dezembro considerado no §1º ocorrer em dia não
útil, o uso dos recursos se dará somente até o último dia útil antes do dia 1º
de dezembro.
Art. 15. A apresentação do processo de prestação de contas e a devolução de
recursos não utilizados, se for o caso, será feita em até 10 (dez) dias úteis
após o término do prazo de
utilização fixado no Art. 14 e seus parágrafos.
CAPÍTULO VI
DOS LIMITES DE DESPESAS EM REGIME DE
ADIANTAMENTO
Art. 16. Em consonância com a Lei 8.666 de 21 de junho de 1993 em seu
artigo 60, parágrafo único, fica estabelecido o percentual de 5% (cinco por
cento) sobre o valor estipulado na alínea “a” do item II do artigo 23 da mesma
Lei, como limite de despesas globais por subelemento constante do Anexo I –
Classificação Econômica da Despesa.
Parágrafo único. O limite do percentual definido no caput deste artigo para sua realização, sujeitar-se-á à existência
de margem dentro do Cálculo da Margem Disponível fixado no art.17.
Art. 17 O Cálculo da Margem Disponível para a realização de despesas em
regime de adiantamento será considerado dentro do limite definido pela Lei 8.666
de 21 de junho de 1993, em seu artigo 24, inciso II, que trata das aquisições
feitas pelo regime de dispensa de licitação.
§ 1º. O limite para compra com dispensa de licitação é de R$
8.000,00, sendo que a lei n.º 8.666/93 proíbe a realização de despesa de valor
superior a R$ 4.000,00 com o mesmo objeto utilizando recurso de suprimento de
fundo, ficando o valor restante não utilizado, para compra direta.
§ 2º. A não observância dos limites tratados nesta IN na
utilização dos recursos ensejará a devolução dos excessos utilizados ao Tesouro
Municipal, pelo responsável.
Art. 18. As solicitações de adiantamento para fazer face às despesas em
regime de adiantamento são fixados em até o máximo de R$ 600,00 (seiscentos
reais).
§ 1°. As despesas realizadas em face de adiantamento não poderão exceder
o valor de R$ 200,00 (duzentos reais) por Nota Fiscal, bem como fica vedada a
apresentação de duas ou mais notas fiscais com Material/Serviço já adquirido/contratado
na mesma prestação de contas.
§ 2°. Os valores fixados no caput deste artigo podem ser alterados
por Decreto expedido pelo Chefe do Poder Executivo Municipal.
CAPÍTULO VI
DOS PROCEDIMENTOS
Seção I
DA SOLICITAÇÃO DE
RECURSOS PARA DESPESAS EM REGIME DE ADIANTAMENTO
Art. 19. O responsável solicitará os recursos
para despesas em regime de adiantamento preenchendo o formulário contido no
Anexo III – Solicitação de Recursos para Despesas em Regime de Adiantamento e
encaminhará ao Secretário, o qual responde para sua ciência e concordância, e
posteriormente protocolando o pedido.
§ 1º. Não será permitida nova solicitação
durante o período de execução de solicitação anterior, sob pena de arquivamento
da referida solicitação.
§ 2°. Um novo pedido nos moldes do caput deste artigo, somente será
possível no dia útil posterior à emissão de parecer sugerindo a aprovação da
prestação de contas.
Art. 20. O processo iniciado nos termos do Art.
19 desta Instrução Normativa será enviado pelo Protocolo Geral para a
Superintendência de Prestação de Contas e Convênios, que verificará a
regularidade do pedido.
I – Se não há pendências de prestação de contas em nome do solicitante.
II – Se houver pendências, a descrição das ocorrências que geraram.
III – Verificação da Margem Disponível para a realização de
despesas em regime de adiantamento.
§ 1º. Serão preenchidos, no próprio documento
de solicitação, os resultados da análise.
§ 2°. Havendo pendências de prestação de
contas, o processo será devolvido à Secretaria solicitante para conhecimento e
providências que se fizerem necessárias.
§ 3º. Não havendo pendências de prestação de
contas, o processo será enviado ao Chefe do Poder Executivo.
Seção II
DA AUTORIZAÇÃO
Art. 21. O Chefe do Poder Executivo se
manifestará pela aprovação ou não do pedido.
§ 1º. Manifestando-se favoravelmente, o
processo será enviado à Superintendência Contábil para as providências de
Empenho Orçamentário.
§ 2°. Manifestando-se desfavoravelmente, o
processo será retornado à Superintendência de Prestação de Contas e Convênios,
que procederá com o trâmite de arquivamento definitivo.
Seção III
DO EMPENHO
ORÇAMENTÁRIO
Art. 22. É de responsabilidade da Secretaria
solicitante o controle dos saldos orçamentários e sua existência suficiente
para empenho.
Art. 23. A Superintendência Contábil promoverá o
empenho de acordo com o discriminado no pedido de solicitação, desde que esta
atenda às normas vigentes.
Art. 24. A Superintendência Contábil
retornará tempestivamente ao responsável qualquer processo de solicitação que
não satisfaça qualquer condição orçamentária.
Art. 25. Após o empenho, o processo será enviado
à Superintendência de Controle Financeiro para o pagamento.
Seção IV
DO PAGAMENTO
Art. 26. O pagamento será feito obrigatoriamente
por transferência bancária à conta-corrente aberta em
nome do suprido para recebimento específico de valores destinados a quitar
despesas de pronto pagamento.
Art. 27. Após o pagamento, o processo será
enviado à Superintendência de Prestação de Contas e Convênios, que aguardará o
processo de prestação de contas relativo.
Seção V
DA UTILIZAÇÃO DO
RECURSOS
Art. 28. As despesas realizadas pelo responsável
obedecerão aos princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade,
publicidade e eficiência, e, no que couber, à pesquisa prévia das melhores
condições para a utilização do recurso.
Art. 29. Somente serão aceitos comprovantes
emitidos em nome da Prefeitura Municipal de Colatina e que satisfaçam as
condições de legalidade de sua emissão.
§ 1º. As notas fiscais deverão ser de emissão
eletrônica, dentro do período permitido de uso para o adiantamento solicitado,
devidamente recibada pelo emitente no próprio corpo
do documento ou em documento à parte, perfeitamente caracterizado à nota fiscal
a que se refere.
§ 2º. As notas fiscais eletrônicas de
prestação de serviços serão emitidas na modalidade de retenção de impostos de
prestação de serviços, exceto as dispensadas pela Lei
Complementar Municipal n.º 027, de 24 de dezembro de 2003.
Seção vI
DA PRESTAÇÃO DE
CONTAS E SUA ANÁLISE
Art. 30. Finalizado o período de utilização dos
recursos, o responsável providenciará processo de prestação de contas, ao qual
juntará todos os documentos e relatórios definidos nesta IN.
Art. 31. Compõe o processo de prestação de contas:
I – Ofício dirigido ao Chefe do Poder Executivo Municipal preenchido nos
moldes do Anexo IV – Oficio de Encaminhamento de Prestação de Contas.
II – Balancete de execução financeira, preenchido nos moldes do Anexo V –
Balancete da Execução Financeira.
III – Relação das despesas realizadas, preenchido nos moldes do anexo VI
– Relação de Pagamentos Efetuados;
IV – Notas fiscais e outros documentos comprobatórios da realização das
despesas, com a destinação do uso
e declaração que os bens/serviços foram entregues/prestados.
V – Comprovante de restituição de recursos não utilizados aos
cofres públicos, caso necessário.
Parágrafo único. Os valores deverão ser restituídos por
meio de depósito bancário na conta-corrente de origem
do recurso repassado, contendo a descrição do motivo que ensejou a devolução.
Art. 32. O processo de prestação de contas instruído
nos moldes desta IN será protocolado e enviado inicialmente à Superintendência
de Prestação de Contas e Convênios.
Art. 33. A Superintendência de Prestação de Contas
e Convênios analisará os processos de prestação de contas recebidos, obedecendo
os prazos legais para fechamento de balanços e balancetes contábeis.
Art. 34. Na observância de pendências de prestação
de contas, estas serão objeto de notificação aos responsáveis com a indicação
do prazo de justificativa ou correção, que não poderá ultrapassar 5 (dias) dias
úteis.
§ 1º. O não cumprimento do prazo de correção
apontado nas notificações ensejará o encaminhamento, por parte da
Superintendência de Prestação de Contas e Convênios, dos valores que não
satisfizeram os critérios de aplicação desta IN, a sua inscrição na Dívida
Ativa do Município em nome dos responsáveis definidos conforme o Art. 12.
Art. 35. Não sendo observadas pendências de
prestação de contas, o processo será encaminhado ao Almoxarifado Central para
as devidas diligências.
Art. 36. Finalizadas as diligências, a Superintendência de Prestação de Contas e Convênios apresentará ao
ordenador de despesa, para sua análise, os processos de prestação de contas
apensados aos processos de solicitação de repasse, os quais terão indicações
que satisfaçam as condições de:
I – Sugerir a
homologação;
II – Sugerir a
homologação parcial de valores;
III – Sugerir a não
homologação.
Art. 37. Previamente ao procedimento de inscrição
na Dívida Ativa Municipal definido no Art. 34, § 1°, o processo de solicitação
e de prestação de contas serão encaminhados à Superintendência Contábil para os
acertos orçamentários devidos.
CAPÍTULO VII
DOS ANEXOS
Art.
38. Compõem esta Instrução Normativa os seguintes
anexos:
Anexo I – Classificação Econômica da Despesa.
Anexo II – Realização de Despesas em Regime de
Adiantamento.
Anexo III – Solicitação de Suprimento de Fundo para
Realização de Despesas em Regime de Adiantamento.
Anexo IV – Ofício de Encaminhamento de Prestação de
Contas.
Anexo V – Balancete da Execução Financeira.
Anexo VI – Relação dos Pagamentos.
CAPÍTULO VIII
DO USO DE PROGRAMAS DE
COMPUTADOR
Art.
40. O
Poder Executivo Municipal ensejará, através da Secretaria Municipal de
Tecnologia da Informação e em conjunto com os demais órgãos envolvidos na solicitação, liberação,
acompanhamento e prestação de contas de despesas em regime de adiantamento, o
desenvolvimento ou aquisição de programa de computador para automatização e
controle dos pedidos concedidos.
Art. 41. Todos os procedimentos e formulários definidos nesta
instrução normativa deverão ser contemplados no programa de computador a ser desenvolvido
ou contratado.
Art. 42. O programa de computador deverá estar preferencialmente
integrado a todos os sistemas já em uso ou que vierem a ser usados na gestão
pública.
Art. 43. A implantação do programa de computador aqui previsto
contemplará todos os procedimentos hoje feitos manualmente, bem como deverá
permitir a emissão de relatórios com as mesmas características e conteúdos dos
anexos a esta IN.
Parágrafo único. Os anexos a serem preenchidos a cargo dos responsáveis
deverão ser disponibilizados via Rede Mundial de Computadores (WWW) para o seu
preenchimento online.
Art. 44. O programa de computador deverá ser capaz de gerar
relatórios em formatos que possibilitem sua divulgação via WEB, cumprindo os
preceitos legais de transparência da administração pública.
CAPÍTULO XIX
DAS DISPOSIÇÕES
FINAIS
Art.
45. A Secretaria
Municipal de Planejamento e Finanças, através de Portaria, fixará os valores
indicados no Art. 20 após a data de promulgação desta IN e sempre que houver
modificações relativas na Lei nº. 8666 de 21 de junho de 1993.
Art. 46. Será promovida a responsabilidade administrativa e, se for o caso,
penal, do agente político e servidor público que autorizar o pagamento ou que
as receber com violação desta IN, bem como daqueles que deixar de prestar
contas ou restituir valores recebidos em excesso fora dos prazos estabelecidos
em Lei e nesta IN.
Art. 47. Os termos contidos nesta Instrução Normativa não eximem a
observância das demais normas competentes, que devem ser respeitadas.
Art. 48. Caberá à Superintendência de Prestação de Contas e Convênios,
acompanhada da Secretaria Municipal de Planejamento e Finanças, divulgar,
cumprir e fazer cumprir as orientações contidas nesta Instrução Normativa.
Art. 49. Esta Instrução Normativa deverá ser atualizada sempre que fatores
organizacionais, legais ou técnicos assim o exigirem, bem como manter o
processo de melhoria contínua dos serviços públicos municipais.
Art. 50. Esta Instrução entra em vigor a partir da data de sua publicação.
Colatina/ES, 26 de abril de 2018.
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na
Prefeitura municipal de Colatina.
Giovanna Maria Serafini Gomes
Secretária Municipal
de Planejamento e Finanças
ANEXO I –
CLASSIFICAÇÃO ECONÔMICA DA DESPESA
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ANEXO II –
REALIZAÇÃO DE DESPESAS EM REGIME DE ADIANTAMENTO
Processo de
Concessão: ....…..../
................
Data da
Concessão:
........./............../................
Data da Realização
das Despesas:
........../................/...............
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Nome do responsável
Assinatura.
ANEXO III –
SOLICITAÇÃO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS PARA REALIZAÇÃO DE DESPESAS EM REGIME DE
ADIANTAMENTO
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ANEXO IV – OFÍCIO DE
ENCAMINHAMENTO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS
Colatina(ES),
...............de............................de ...................
Sr. Prefeito
Municipal,
Ref.: Encaminhamento
de Prestação de Contas
Processo de
Concessão: ............................../ .......................
Período de Utilização
dos Recursos: ......................... a. ............................
Valor Liberado: R$
..............................................................
Referimo-nos ao
processo acima identificado para apresentar a V. Exª.
a prestação de contas relativa à utilização de recursos para despesas em regime
de adiantamento, composto pelos documentos anexos, o qual pedimos a sua
homologação.
(a)
Responsável.
ANEXO V – BALANCETE DA EXECUÇÃO FINANCEIRA
Processo de
Concessão: ............................../ .......................
Período de
Utilização dos Recursos: ......................... a.
............................
Valor Liberado: R$
...........................................................…
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Colatina(ES), ...............
de ..............................................de............…
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Assinatura do Responsável
ANEXO VI – RELAÇÃO
DE PAGAMENTOS EFETUADOS
Processo de
Concessão: ............................../ .......................
Período de
Utilização dos Recursos: ......................... a.
............................
Valor Liberado: R$
..............................................................
RELAÇÃO DE
PAGAMENTOS
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Colatina(ES), .............de
....................................de ..............
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Assinatura do Responsável