DECRETO
Nº 21.886, DE 20 DE JUNHO DE 2018
APROVA A INSTRUÇÃO NORMATIVA SCS Nº 02/2018 –VERSÃO: 02:
O Prefeito Municipal de Colatina, no uso das atribuições legais que
lhe são conferidas pelo inciso IV,
artigo 99 da Lei Orgânica do Município e, de acordo com a Lei
Complementar nº. 073, de 12 de agosto de 2013, que dispõe sobre o
Sistema de Controle Interno do Município de Colatina-ES, no âmbito da
Prefeitura Municipal de Colatina, abrangendo as Administrações Direta e
Indireta e atendendo solicitação contida no processo protocolado sob nº
12.497/2018, decreta:
Art. 1º Fica aprovada a
Instrução Normativa SCS nº. 02/2018 – Versão: 02, de responsabilidade da
Secretaria Municipal Comunicação Social, que “dispõe sobre os procedimentos
para a publicação dos atos oficiais”, fazendo parte integrante deste
Decreto.
Art. 2º Caberá à unidade
responsável a divulgação da Instrução Normativa ora aprovada.
Art. 3º Fica revogado em
todos os seus termos o Decreto
nº 21.756, de 21 de maio de 2018.
Art. 4º Este Decreto entrará
em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
Registre-se,
Publique-se e Cumpra-se.
Gabinete do Prefeito
Municipal de Colatina, em 20 de junho de 2018.
________________________
PREFEITO MUNICIPAL
Registrado no
Gabinete do Prefeito Municipal de Colatina, em 20 de junho de 2018.
____________________________________
SECRETÁRIO MUNICIPAL
DE GABINETE
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Colatina.
INSTRUÇÃO NORMATIVA SFI Nº 02, DE 12 DE JUNHO DE 2018
DISPÕE SOBRE AS NORMAS E PROCEDIMENTOS PARA CONCESSÃO, APLICAÇÃO, CONTROLE E PRESTAÇÃO DE CONTAS DE DESPESAS REALIZADAS EM REGIME DE ADIANTAMENTO NO ÂMBITO DA ADMINISTRAÇÃO DIRETA E INDIRETA DO MUNICÍPIO DE COLATINA.
Versão: 02.
Aprovação em: 12 de junho de 2018
Ato de aprovação: Decreto nº.21.834,
de 12 de junho de 2018
Unidade Responsável:
Secretaria Municipal de Planejamento e Finanças.
CAPÍTULO I
DA FINALIDADE
Art. 1º. A presente
Instrução Normativa – IN regulamenta a concessão, aplicação, controle e
prestação de contas de realização de despesas em regime de adiantamento.
CAPÍTULO
II
DA
ABRANGÊNCIA
Art. 2º. Abrange a
concessão, aplicação, controle e prestação de contas da realização de despesas
em regime de adiantamento, pelos agentes políticos ou servidores do Poder
Executivo, no âmbito da Administração Direta e Indireta.
CAPÍTULO III
DOS CONCEITOS
Art.
3º. Para os efeitos desta Instrução Normativa,
considera-se:
I – Despesas de
Pronto Pagamento: são aquelas que não podem ser realizadas pelo processo normal
da execução orçamentária, devido ao seu caráter de urgência.
II – Regime de
Adiantamento: entrega de numerário ao agente político ou servidor, sempre
precedida de empenho na dotação própria, para o fim de realização de despesas
de pronto pagamento.
III – Responsável
(Suprido): é o executor das despesas em regime de adiantamento, podendo ser
agente político ou servidor em cada órgão da administração direta ou indireta
do Poder Executivo Municipal.
IV – Cálculo da
Margem Disponível: é o limite de uso financeiro resultante da diminuição do
percentual indicado na Lei 8.666 de 21 de junho de 1993 em seu artigo 23,
Inciso II, Alínea “a”, dos valores já realizados de despesas em regime de
dispensa de licitação e em regime de adiantamento, limitado, o seu resultado,
ao valor máximo definido na mesma Lei para a realização de despesas em regime
de adiantamento.
Parágrafo Único. O Cálculo da Margem
Disponível não se confunde com o cálculo de margem orçamentária existente ou
que venha a existir.
V – Centro de Custo:
é um agrupamento com denominação própria e de caráter gerencial, que resume,
pela qualidade de seu critério de finalidade, os registros contábeis de gastos
afins, que podem então ser base de análises e/ou totalizações de saldos.
VI – Execução:
compreende o período contado desde a data do recebimento do recurso de
suprimentos, até a data limite para sua utilização, conforme estabelecido no
Art. 14, “caput”, desta normativa.
Parágrafo Único. Serão considerados
nesta Instrução Normativa apenas os centros de custos contábeis
“Suprimentos/Adiantamentos” e “Compra Direta”.
Art. 4º. Estrutura do Poder
Executivo Municipal:
I – Administração
Direta: compreende as Secretarias Municipais, suas Superintendências,
Coordenadorias e Gerências.
II – Administração
Indireta: compreende as autarquias, fundações existentes ou que venham a
existir e suas estruturas administrativas definidas nas suas leis de criação.
Parágrafo Único. A Procuradoria
Geral Municipal equipara-se, para efeitos desta IN, em sua estrutura e chefia a
uma Secretaria, sendo suas Procuradorias Fiscal e Tributária, Trabalhista,
Controle de Obras e Saúde Pública equiparadas às Superintendências das
Secretarias.
CAPÍTULO IV
DA BASE LEGAL
Art. 5º. A presente IN tem
como base legal a Lei nº 4.320/64, Lei 8.666/1993, Decreto n º 1502 de 20 de Junho de 2005 e suas alterações e Lei Complementar Municipal
027 de 24 de dezembro de 2003.
CAPÍTULO V
DAS DISPOSIÇÕES
INICIAIS
Art. 6º. São consideradas
despesas em regime de adiantamento, dentro dos limites definidos nesta
Instrução Normativa:
I – Despesas
extraordinárias e urgentes que não comportem delonga na realização de seu
pagamento, realizadas dentro ou fora da sede do município;
II – Despesas
pequenas ou miúdas e de pronto pagamento;
III – Despesas
decorrentes de deslocamento de servidor, para atendimento a situações
emergenciais ou a mandados judiciais.
Art. 7º. Dado a sua natureza
particular, também poderão ser realizadas despesas:
I – Com alimentação
de pessoal de obras, educação ou comitivas especiais, quando as circunstâncias
não permitirem o regime normal de fornecimento;
II – Com conservação
de bens móveis e imóveis, quando a demora na realização e pagamento da despesa
possa afetar o normal funcionamento da repartição ou equipamento imprescindível
à atividade do município;
III – Despesa
com combustível, materiais e serviços para conservação de veículos.
Art. 8º. As despesas
extraordinárias e urgentes previstas no Art. 7, inciso I abrangem aquelas de
proteção e defesa da vida e em atendimento ao Estatuto do Idoso e Estatuto da
Criança e do Adolescente, restrito para uso ou consumo imediato, urgente ou
emergencial.
Art. 9º. Consideram-se
despesas miúdas e de pronto pagamento, previstas no Art. 7, Incisos II e III, as
que se realizarem em quantidade restrita para uso ou consumo imediato, urgente
ou emergencial.
Art. 10. As despesas com
combustível previstas no Art. 7, Inciso III somente poderão ser realizadas em
viagens fora do município de Colatina no caso em que o abastecimento prévio na
sede do município não for suficiente para terminar o percurso para o destino e
o retorno.
Art.
11. O Anexo I – Classificação Econômica da Despesa,
em caráter complementar, contempla a relação de despesas que podem ser
realizadas em regime de adiantamento.
Art. 12. Os responsáveis
pela execução de despesas em regime de adiantamento serão indicados através de
Decreto, pelo Chefe do Poder Executivo Municipal, no âmbito da Administração
Direta e Indireta.
Parágrafo único. Em cada Secretaria
ou equivalente, o número máximo de responsáveis indicados será de dois, da
forma que o segundo indicado só terá poderes na ausência legal do primeiro.
Art. 13. É vedada a
utilização do recurso em regime de adiantamento para:
I – Aquisição de
bens ou serviços para os quais existam ou devam existir contratos de
fornecimento;
II – Aquisição de
bens existentes no almoxarifado municipal, no período de utilização do recurso;
III – Aquisição de
material permanente ou outra mutação patrimonial classificada como despesa de
capital;
IV – Aquisição de
bens ou serviços de maneira que possa caracterizar fracionamento de despesa;
V – Aquisição de
bens ou serviços passíveis de previsão;
VI – Assinatura de
livros, revistas, jornais e periódicos;
VII – Pagamento de
diárias;
VIII – Pagamento de
despesa realizada em data anterior à liberação do recurso de suprimento.
Art. 14. O prazo de
utilização dos recursos sempre será de 30 (trinta) dias corridos após a data de
sua liberação ao responsável.
§ 1º. Não se inclui no
prazo fixado no caput deste artigo a utilização de recursos após o dia 1º de
dezembro de cada ano, fixado aqui como o último dia para a realização de
qualquer despesa em regime de adiantamento.
§ 2º. Se o dia 1º de
dezembro considerado no §1º ocorrer em dia não útil, o uso dos recursos se dará
somente até o último dia útil antes do dia 1º de dezembro.
Art. 15. A apresentação do
processo de prestação de contas e a devolução de recursos não utilizados, se
for o caso, será feita em até 10 (dez) dias úteis após o término do prazo de
utilização fixado no Art. 14 e seus parágrafos.
CAPÍTULO VI
DOS
LIMITES DE DESPESAS EM REGIME DE ADIANTAMENTO
Art. 16. Em consonância com
a Lei 8.666 de 21 de junho de 1993 em seu artigo 60, parágrafo único, fica
estabelecido o percentual de 5% (cinco por cento) sobre o valor estipulado na
alínea “a” do item II do artigo 23 da mesma Lei, como limite de despesas
globais por subelemento constante do Anexo I – Classificação Econômica da
Despesa.
Parágrafo único. O limite do
percentual definido no caput deste artigo para sua realização,
sujeitar-se-á à existência de margem dentro do Cálculo da Margem Disponível
fixado no art.17.
Art. 17 O Cálculo da Margem
Disponível para a realização de despesas em regime de adiantamento será
considerado dentro do limite definido pela Lei 8.666 de 21 de junho de 1993, em
seu artigo 24, inciso II, que trata das aquisições feitas pelo regime de
dispensa de licitação.
§
1º. O limite para compra com dispensa de licitação é
de R$ 8.000,00, sendo que a lei n.º 8.666/93 proíbe a realização de despesa de
valor superior a R$ 4.000,00 com o mesmo objeto utilizando recurso de
suprimento de fundo, ficando o valor restante não utilizado, para compra
direta.
§
2º. A não observância dos limites tratados nesta IN
na utilização dos recursos ensejará a devolução dos excessos utilizados ao
Tesouro Municipal, pelo responsável.
Art. 18. As solicitações de
adiantamento para fazer face às despesas em regime de adiantamento são fixados
em até o máximo de R$ 600,00 (seiscentos reais).
§ 1°. As despesas
realizadas em face de adiantamento não poderão exceder o valor de R$ 200,00
(duzentos reais) por Nota Fiscal, bem como fica vedada a apresentação de duas
ou mais notas fiscais com Material/Serviço já adquirido/contratado na mesma
prestação de contas.
§ 2°. Os valores fixados
no caput deste artigo podem ser alterados por Decreto expedido pelo
Chefe do Poder Executivo Municipal.
CAPÍTULO VI
DOS PROCEDIMENTOS
Seção
I
DA SOLICITAÇÃO DE
RECURSOS PARA DESPESAS EM REGIME DE ADIANTAMENTO
Art. 19. O responsável
solicitará os recursos para despesas em regime de adiantamento preenchendo o
formulário contido no Anexo III – Solicitação de Recursos para Despesas em
Regime de Adiantamento e encaminhará ao Secretário, o qual responde para sua
ciência e concordância, e posteriormente protocolando o pedido.
§ 1º. Não será permitida
nova solicitação durante o período de execução de solicitação anterior, sob
pena de arquivamento da referida solicitação.
§ 2°. Um novo pedido nos
moldes do caput deste artigo, somente será possível no dia útil
posterior à emissão de parecer sugerindo a aprovação da prestação de contas.
Art. 20. O processo iniciado
nos termos do Art. 19 desta Instrução Normativa será enviado pelo Protocolo
Geral para a Superintendência de Prestação de Contas e Convênios, que
verificará a regularidade do pedido.
I – Se não há
pendências de prestação de contas em nome do solicitante.
II – Se houver
pendências, a descrição das ocorrências que geraram.
III – Verificação
da Margem Disponível para a realização de despesas em regime de adiantamento.
§ 1º. Serão preenchidos,
no próprio documento de solicitação, os resultados da análise.
§ 2°. Havendo pendências
de prestação de contas, o processo será devolvido à Secretaria solicitante para
conhecimento e providências que se fizerem necessárias.
§ 3º. Não havendo
pendências de prestação de contas, o processo será enviado ao Chefe do Poder
Executivo.
Seção
II
DA AUTORIZAÇÃO
Art. 21. O Chefe do Poder
Executivo se manifestará pela aprovação ou não do pedido.
§ 1º. Manifestando-se
favoravelmente, o processo será enviado à Superintendência Contábil para as
providências de Empenho Orçamentário.
§ 2°. Manifestando-se
desfavoravelmente, o processo será retornado à Superintendência de Prestação de
Contas e Convênios, que procederá com o trâmite de arquivamento definitivo.
Seção
III
DO EMPENHO
ORÇAMENTÁRIO
Art. 22. É de
responsabilidade da Secretaria solicitante o controle dos saldos orçamentários
e sua existência suficiente para empenho.
Art. 23. A Superintendência
Contábil promoverá o empenho de acordo com o discriminado no pedido de
solicitação, desde que esta atenda às normas vigentes.
Art.
24. A Superintendência Contábil retornará
tempestivamente ao responsável qualquer processo de solicitação que não
satisfaça qualquer condição orçamentária.
Art. 25. Após o empenho, o
processo será enviado à Superintendência de Controle Financeiro para o
pagamento.
Seção
IV
DO PAGAMENTO
Art. 26. O pagamento será
feito obrigatoriamente por transferência bancária à conta-corrente
aberta em nome do suprido para recebimento específico de valores destinados a
quitar despesas de pronto pagamento.
Art. 27. Após o pagamento, o
processo será enviado à Superintendência de Prestação de Contas e Convênios,
que aguardará o processo de prestação de contas relativo.
Seção
V
DA UTILIZAÇÃO DO
RECURSOS
Art. 28. As despesas
realizadas pelo responsável obedecerão aos princípios da legalidade,
impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência, e, no que couber, à
pesquisa prévia das melhores condições para a utilização do recurso.
Art. 29. Somente serão
aceitos comprovantes emitidos em nome da Prefeitura Municipal de Colatina e que
satisfaçam as condições de legalidade de sua emissão.
§ 1º. As notas fiscais
deverão ser de emissão eletrônica, dentro do período permitido de uso para o
adiantamento solicitado, devidamente recibada pelo
emitente no próprio corpo do documento ou em documento à parte, perfeitamente
caracterizado à nota fiscal a que se refere.
§
2º. As notas fiscais eletrônicas de prestação de
serviços serão emitidas na modalidade de retenção de impostos de prestação de
serviços, exceto as dispensadas pela Lei
Complementar Municipal n.º 027, de 24 de dezembro de 2003.
Seção
vI
DA PRESTAÇÃO DE
CONTAS E SUA ANÁLISE
Art. 30. Finalizado o período
de utilização dos recursos, o responsável providenciará processo de prestação
de contas, ao qual juntará todos os documentos e relatórios definidos nesta IN.
Art. 31. Compõe o processo de
prestação de contas:
I – Ofício dirigido
ao Chefe do Poder Executivo Municipal preenchido nos moldes do Anexo IV –
Oficio de Encaminhamento de Prestação de Contas.
II – Balancete de
execução financeira, preenchido nos moldes do Anexo V – Balancete da Execução
Financeira.
III – Relação das
despesas realizadas, preenchido nos moldes do anexo VI – Relação de Pagamentos
Efetuados;
IV – Notas fiscais e
outros documentos comprobatórios da realização das despesas, com a destinação
do uso e declaração que os bens/serviços foram entregues/prestados.
V – Comprovante
de restituição de recursos não utilizados aos cofres públicos, caso necessário.
Parágrafo único. Os valores deverão
ser restituídos por meio de depósito bancário na conta-corrente
de origem do recurso repassado, contendo a descrição do motivo que ensejou a
devolução.
Art. 32. O processo de
prestação de contas instruído nos moldes desta IN será protocolado e enviado
inicialmente à Superintendência de Prestação de Contas e Convênios.
Art. 33. A Superintendência
de Prestação de Contas e Convênios analisará os processos de prestação de
contas recebidos, obedecendo os prazos legais para fechamento de balanços e
balancetes contábeis.
Art. 34. Na observância de
pendências de prestação de contas, estas serão objeto de notificação aos
responsáveis com a indicação do prazo de justificativa ou correção, que não
poderá ultrapassar 5 (dias) dias úteis.
§ 1º. O não cumprimento do
prazo de correção apontado nas notificações ensejará o encaminhamento, por
parte da Superintendência de Prestação de Contas e Convênios, dos valores que
não satisfizeram os critérios de aplicação desta IN, a sua inscrição na Dívida
Ativa do Município em nome dos responsáveis definidos conforme o Art. 12.
Art.
35. Não sendo observadas
pendências de prestação de contas, o processo será encaminhado ao Almoxarifado
Central para as devidas diligências.
Art.
36. Finalizadas as diligências, a Superintendência de
Prestação de Contas e Convênios apresentará ao ordenador de despesa, para sua
análise, os processos de prestação de contas apensados aos processos de
solicitação de repasse, os quais terão indicações que satisfaçam as condições
de:
I – Sugerir a
homologação;
II – Sugerir a homologação
parcial de valores;
III – Sugerir
a não homologação.
Art. 37. Previamente ao
procedimento de inscrição na Dívida Ativa Municipal definido no Art. 34, § 1°,
o processo de solicitação e de prestação de contas serão encaminhados à
Superintendência Contábil para os acertos orçamentários devidos.
CAPÍTULO VII
DOS ANEXOS
Art.
38. Compõem esta Instrução Normativa os seguintes
anexos:
Anexo
I – Classificação Econômica da Despesa.
Anexo
II – Realização de Despesas em Regime de Adiantamento.
Anexo
III – Solicitação de Suprimento de Fundo para Realização de Despesas em Regime
de Adiantamento.
Anexo
IV – Ofício de Encaminhamento de Prestação de Contas.
Anexo
V – Balancete da Execução Financeira.
Anexo
VI – Relação dos Pagamentos.
CAPÍTULO VIII
DO USO DE PROGRAMAS DE COMPUTADOR
Art.
40. O Poder Executivo Municipal ensejará, através da
Secretaria Municipal de Tecnologia da Informação e em conjunto com os demais
órgãos envolvidos na solicitação, liberação, acompanhamento e prestação de
contas de despesas em regime de adiantamento, o desenvolvimento ou aquisição de
programa de computador para automatização e controle dos pedidos concedidos.
Art.
41. Todos os procedimentos e formulários definidos
nesta instrução normativa deverão ser contemplados no programa de computador a
ser desenvolvido ou contratado.
Art.
42. O programa de computador deverá estar
preferencialmente integrado a todos os sistemas já em uso ou que vierem a ser
usados na gestão pública.
Art.
43. A implantação do programa de computador aqui
previsto contemplará todos os procedimentos hoje feitos manualmente, bem como
deverá permitir a emissão de relatórios com as mesmas características e
conteúdos dos anexos a esta IN.
Parágrafo
único. Os anexos a serem preenchidos a cargo dos
responsáveis deverão ser disponibilizados via Rede Mundial de Computadores
(WWW) para o seu preenchimento online.
Art.
44. O programa de computador deverá ser capaz de gerar
relatórios em formatos que possibilitem sua divulgação via WEB, cumprindo os
preceitos legais de transparência da administração pública.
CAPÍTULO XIX
DAS DISPOSIÇÕES
FINAIS
Art.
45. A Secretaria Municipal de Planejamento e Finanças, através de
Portaria, fixará os valores indicados no Art. 20 após a data de promulgação
desta IN e sempre que houver modificações relativas na Lei nº. 8666 de 21 de
junho de 1993.
Art. 46. Será promovida a
responsabilidade administrativa e, se for o caso, penal, do agente político e
servidor público que autorizar o pagamento ou que as receber com violação desta
IN, bem como daqueles que deixar de prestar contas ou restituir valores
recebidos em excesso fora dos prazos estabelecidos em Lei e nesta IN.
Art. 47. Os termos contidos
nesta Instrução Normativa não eximem a observância das demais normas
competentes, que devem ser respeitadas.
Art. 48. Caberá à
Superintendência de Prestação de Contas e Convênios, acompanhada da Secretaria
Municipal de Planejamento e Finanças, divulgar, cumprir e fazer cumprir as
orientações contidas nesta Instrução Normativa.
Art. 49. Esta Instrução
Normativa deverá ser atualizada sempre que fatores organizacionais, legais ou
técnicos assim o exigirem, bem como manter o processo de melhoria contínua dos
serviços públicos municipais.
Art. 50. Esta Instrução
entra em vigor a partir da data de sua publicação.
Colatina/ES, 26 de
abril de 2018.
GIOVANNA MARIA
SERAFINI GOMES
SECRETÁRIA MUNICIPAL
DE PLANEJAMENTO E FINANÇAS
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na
Prefeitura municipal de Colatina.
ANEXO I – CLASSIFICAÇÃO ECONÔMICA DA DESPESA
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ANEXO II – REALIZAÇÃO DE DESPESAS EM REGIME DE ADIANTAMENTO
Processo de
Concessão: ....…..../ ................
Data da
Concessão: ........./............../................
Data da Realização
das Despesas: ........../................/...............
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Nome do responsável
Assinatura.
ANEXO III – SOLICITAÇÃO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS PARA REALIZAÇÃO DE
DESPESAS EM REGIME DE ADIANTAMENTO
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ANEXO IV – OFÍCIO DE ENCAMINHAMENTO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS
Colatina(ES),
...............de............................de ...................
Sr. Prefeito
Municipal,
Ref.: Encaminhamento
de Prestação de Contas
Processo de
Concessão: ............................../ .......................
Período de
Utilização dos Recursos: ......................... a.
............................
Valor Liberado: R$
..............................................................
Referimo-nos ao processo acima identificado para apresentar a V. Exª. a prestação de contas relativa à utilização de
recursos para despesas em regime de adiantamento, composto pelos documentos
anexos, o qual pedimos a sua homologação.
(a)
Responsável.
ANEXO V – BALANCETE
DA EXECUÇÃO FINANCEIRA
Processo de
Concessão: ............................../ .......................
Período de
Utilização dos Recursos: ......................... a.
............................
Valor Liberado: R$
...........................................................…
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Colatina(ES), ...............
de ..............................................de............…
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Assinatura do
Responsável
ANEXO VI – RELAÇÃO
DE PAGAMENTOS EFETUADOS
Processo de
Concessão: ............................../ .......................
Período de
Utilização dos Recursos: ......................... a.
............................
Valor Liberado: R$
..............................................................
RELAÇÃO DE
PAGAMENTOS
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Colatina(ES), .............de
....................................de ..............
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Assinatura do
Responsável